La facturation électronique constitue désormais une obligation pour les entreprises en France, selon un calendrier progressif défini par la loi de finances pour 2020. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon de cette réforme majeure qui concerne toutes les entreprises françaises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Le contexte de l’obligation de la facturation électronique
La généralisation progressive de la facturation électronique découle de la loi de finances pour 2020. Cette dernière prévoit un calendrier spécifique pour les différentes catégories d’entreprises :
- Au 1er janvier 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions et avec les autres entreprises (B2B). Toutefois, selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er janvier 2024 a été reportée à une date ultérieure. Ce report vise à donner le temps nécessaire afin d’assurer la réussite de cette réforme importante pour l’économie.
- Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également se conformer à cette obligation.
- Enfin, au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également adopter la facturation électronique.
Les enjeux de la facturation électronique
La généralisation de la facturation électronique présente plusieurs enjeux majeurs pour les entreprises et l’administration fiscale :
- La simplification des processus administratifs et la réduction des coûts liés à la gestion des factures papier. En effet, la facturation électronique permet d’éliminer certaines tâches manuelles, telles que l’impression, l’envoi postal et le classement des factures.
- L’amélioration de la sécurité et de la traçabilité des transactions. La dématérialisation des factures limite les risques de fraude, d’erreur ou de perte d’information.
- La réduction de l’impact environnemental lié à la consommation de papier et à l’utilisation des transports pour l’acheminement des factures.
- L’accélération des délais de paiement entre les entreprises, favorisant ainsi leur trésorerie.
Les obligations légales liées à la facturation électronique
Avec l’entrée en vigueur progressive de l’obligation de la facturation électronique, les entreprises doivent respecter un certain nombre d’exigences légales :
- La conservation des factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans. Cette obligation s’applique également aux factures papier qui doivent être numérisées et conservées sous format électronique.
- Le respect des normes techniques et des formats de fichier imposés par l’administration fiscale, tels que le format XML ou le format PDF avec signature électronique.
- La mise en place de procédures d’archivage électronique sécurisées afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données contenues dans les factures.
- L’utilisation d’une solution de facturation électronique conforme aux exigences légales et réglementaires, notamment en matière de signature électronique et d’horodatage des factures.
Les étapes pour se conformer à l’obligation de la facturation électronique
Afin de se préparer au mieux à cette transition incontournable, il est essentiel pour les entreprises françaises de suivre plusieurs étapes :
- Mener un diagnostic préalable de leurs processus internes de facturation afin d’identifier les améliorations à apporter et les investissements nécessaires.
- Choisir une solution de facturation électronique adaptée à leurs besoins et conforme aux obligations légales, en tenant compte notamment des fonctionnalités offertes, du niveau de sécurité proposé et du coût global de la solution.
- Former leurs collaborateurs aux nouvelles méthodes de travail liées à la dématérialisation des factures (signature électronique, archivage numérique, etc.).
- Mettre en place un plan d’action pour la transition vers la facturation électronique, incluant notamment un calendrier de mise en œuvre et un suivi régulier des avancées.
En définitive, l’obligation de la facturation électronique constitue une réforme majeure pour les entreprises françaises. Elle vise à moderniser les processus administratifs et à favoriser la sécurité, la traçabilité et l’accélération des transactions entre les entreprises. Afin de réussir cette transition, il est essentiel pour les entreprises de se préparer dès maintenant en suivant les étapes clés mentionnées ci-dessus.